¿Cómo llevar el registro de la jornada laboral de tu empresa?

17 diciembre, 2021
¿Cómo llevar el registro de la jornada laboral de tu empresa?

La obligatoriedad de registrar la jornada laboral de los trabajadores de todas las empresa, sin importar si se trata de trabajo presencial, teletrabajo, jornada parcial o completa, quedó establecida de forma contundente en  el  Real Decreto 8/2019, de 8 de marzo de 2019.

A partir de dicha fecha, y de la puesta en marcha de las obligaciones allí descritas, las empresas comenzaron a registrar la jornada de sus trabajadores para cumplir con el propósito de evitar la realización de horas extraordinarias, o mejor dicho, tener pruebas fehacientes de las mismas y de que han sido abonadas correctamente por la empresa

Esto debido a la presión que existía en los tribunales en relación al manejo de las horas extras por parte de las empresas y que se viene discutiendo desde la Audiencia Nacional de 4 de diciembre de 2015, en donde primero se había fallado a su favor, para luego ser anulada por la sentencia del Tribunal Supremo en el año 2017

Hasta que por fin en la mencionada sentencia del 14 de mayo de 2019, en el asunto C-55/18 establece que “sin un sistema de registro es complicado que el trabajador acredite la realización de horas extraordinarias”.

Acompáñanos a conocer todo lo que detalla esta ley en cuanto al registro de la jornada y la forma correcta de hacerlo.

¿Qué obligaciones establece esta legislación?

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores indica que:

“La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que establece este artículo”

De esto, se pueden concluir las siguientes obligaciones:

  1. El registro tiene que ser diario. El registro debe indicar la jornada realizada por el trabajador día a día.
  2. El registro tiene que ser al inicio y final de la jornada de trabajo. Esto quiere decir que no hay que registrar las pausas de trabajo. Es decir, se debe registrar la jornada tomando en cuenta la hora a la que el trabajador comienza su día laboral y la hora a la que sale, según lo establecido en su convenio laboral.

¿Cómo se registra la jornada laboral?

En cuanto a cómo se debe llevar a cabo dicho registro, la ley no establece algo en específico, por lo que cualquier sistema que decida la empresa será admitido, siempre que demuestre ser fiable, objetivo y que no pueda ser modificado.

Así, los sistemas de registro incluyen desde un papel escrito, hasta un programa especializado en tal fin. Por ejemplo, la Audiencia Nacional en la sentencia de 9 de diciembre de 2020, siguiendo la  doctrina de la SJUE de 14 de mayo de 2019, permite el uso de un papel que los mismos trabajadores pueden rellenar con la información requerida.

Lo importante, también, es que el método elegido por la empresa no puede suponer un gasto extra para el trabajador. Así, queda descartada la opción de que se registre la jornada a través del móvil del trabajador, y que de usarse un programa, los costes del mismo sean cubiertos por la empresa.

Otro método que no está permitido es el registro de la jornada por medio de los datos arrojados por el GPS del trabajador, ya que este no registra la jornada realizada fuera del acceso al dispositivo o vehículo en el que el sistema GPS esté instalado; esto en el caso de los trabajadores de reparto, cuya jornada laboral es medida dependiendo del tiempo que pasen entre reparto y reparto y que varía de acuerdo al número de pedidos. Y es que de esta forma queda por fuera todo aquel tiempo que el trabajador pasa buscando los pedidos y documentación correspondiente en la oficina y el tiempo empleado en acceder al punto de entrega una vez deben bajarse del vehículo.

Finalmente, también se deben evitar los calendarios laborales y los cuadrantes, ya que en ellos solo puede aparecer el tiempo de trabajo previsto por la empresa, sin dar constancia que en la práctica este de verdad fue el horario cumplido por los trabajadores de la misma.  

Por el contrario, los sistemas que hasta ahora están implementando muchas empresas y que son altamente confiables y aceptados por la regulación en materia son los dispositivos de fichar, controladores de presencia, aplicaciones para el teléfono móvil o Tablet (siempre que no representen un gasto extra para el trabajador y que se haya acordado previamente con el colectivo de la empresa)… Incluso, existe una amplia oferta de sistemas electrónicos (app en el móvil, software online…) que ofrecen un sistema diseñado tomando en cuenta lo expuesto en la normativa y que permiten el registro de la jornada de una forma fácil y entendible para todos y desde la comodidad de cualquier dispositivo inteligente y de cualquier lugar que se encuentre el trabajador.

No obstante, si la empresa no confía en este tipo de sistemas o no cuenta con los recursos para su aplicación, siempre se puede recurrir a los tradicionales sistemas de registro manual. Aunque, son la forma menos eficiente de registro que existe hoy en día, no dejan de ser confiables y sencillos, además de ser válida ante instancias legales. Eso sin contar que no genera gastos adicionales para los trabajadores, ni mayor trabajo para el equipo de recursos humanos que debe encargarse de tal tarea. Incluso, es una excelente manera de comenzar a implantar el sistema y luego cambiar a otro más avanzado cuando la empresa esté preparada.

¿Cuánto tiempo tiene que conservarse el registro de la jornada?

El registro de la jornada laboral deberá conservarse durante cuatro años según lo dicta la ley. Además de estar siempre a disposición de los trabajadores durante todo ese tiempo.

¿Qué datos debe recoger el registro?

Aunque el método de registro queda a decisión de la empresa, le ley es muy clara en cuanto a los datos que se deben recoger en él. Estos son:

  • El Código de Cuenta de Cotización (CCC) de la empresa.
  • CIF o DNI/NIE de la empresa o empresario.
  • Nombre, apellidos y DNI del trabajador.
  • Número de afiliación del trabajador en la Seguridad Social.
  • Período del año del registro y firma.
  • El día de trabajo que se está registrando.
  • La hora de entrada y la hora de salida.
  • El total de horas trabajadas durante el día, calculadas de acuerdo a su hora de entrada y salida.
  • La firma del trabajador.

Pasos para llevar un correcto registro de las jornadas laborales

Ya quedó claro que el sistema de registro queda a decisión de la empresa, y especificamos los datos a recoger en él en el puno anterior, además de lo cual, la ley en materia indica:

«Se organizará y documentará mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa».

Así, un paso a paso para llevara a cabo esta tarea por parte de la empresa nos la esquematizó  Timenet, aplicación diseñada para el registro de la jornada laboral:

  1. Se introducen los datos de la empresa y el trabajador en la plantilla de hoja de registro que hemos seleccionado.
  2. Se imprime una hoja de registro para cada trabajador o se permite el acceso al programa en el que se hará el registro de la jornada.
  3. El trabajador la rellena cada día con las horas de entrada y salida del trabajo, y su firma.
  4. Si se trata de un sistema manual, habrá que archivar las hojas de todos los trabajadores, siempre dejándolas a disponibilidad de los mismos. Si se quiere, se le puede entregar una copia de su hoja a cada trabajador; medida que solo es obligatoria en caso de que se trate de un trabajador a jornada parcial.
  5. Debes mantener los registros archivados en caso de que los trabajadores lleguen a solicitarlo o para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Como dijimos anteriormente, deberán permanecer archivados por 4 años.   

Otros registros obligatorios

El estatuto de registro de la jornada laboral al que nos hemos referido durante todo el artículo, fue una forma de complementar las otras regulaciones de registro que se contemplaban en la ley.

Por ejemplo, el Estatuto establece en su artículo 12.4.c) “la obligación de registrar de manera diaria la jornada de los trabajadores a tiempo parcial”, además de que es de carácter obligatorio “llevar un registro de todas las horas extraordinarias”, esto según el artículo 35.5.

Así, la empresa deberá tomar en cuenta todo lo expuesto para llevar a cabo todos los registros exigidos dependiendo de la modalidad de trabajo de cada uno de sus trabajadores.

Sanciones para las empresas

Es importante que todas las empresas conozcan y cumplan lo establecido en el estatuto de registro de la jornada laboral ya que no cumplirlo al pie de la letra conlleva una sanción grave de incluso entre  626 euros, y hasta los 6.250 euros, en el peor de los casos; según lo establece  la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social en su artículo 7.