Software de gestión de documentos

15 noviembre, 2021
Software de gestión de documentos

 Software de Gestión Documental: Conociendo más…

Hay tiempos en los que se producen cambios a nivel global y donde la sociedad se transforma realmente, lo que ha llegado a traer un cambio importante a nivel de estrategia de organización y operativa en la empresa.

El caso es que las organizaciones, sin que importe el tamaño, en la actualidad, como constatan por su actividad profesional programesdegestio.cat, han supuesto un importante cambio en la estrategia de la organización y en la operatividad de las empresas.

Debemos saber que, las organizaciones, sin que importe el tamaño, se pueden enfrentar a una serie de riesgos tales como unos cambios bruscos de demanda del mercado, aumento de los costes, así como retrasos o interrupciones de procesos.

El mundo poco a poco va cambiando y con él se reinventa la manera de trabajar y del desarrollo de los negocios. El sitio de trabajo ahora está en nuestro hogar principalmente, por lo que se debe adecuar con las herramientas precisas para que los usuarios y su experiencia, sea de lo más productiva, inspiradora y de gran practicidad.

Un escenario nuevo

Hablamos de que en este escenario, de los retos más importantes es el poder adecuar la gestión de los documentos a lo que es el trabajo en remoto, de tal forma que se garantice que la información pueda mantener el flujo natural de manera segura a distancia, lo que asegurará así a la continuidad de los procesos a nivel de organización.

Hay estudios como el que se ha hecho por Quocirca, que dice que la crisis del Covid 19 va a traer un crecimiento del orden del 75% en lo que es la demanda de sistemas de digitalización a nivel de documentos y optimizar procesos.

Los procesos críticos en la organización, caso de la contabilización de las facturas se tienen que seguir haciendo para que no se paralice el negocio.

Eso sí, las ineficiencias a la hora de gestionar la documentación es algo que está a la orden del día en toda clase de organización. Debemos pensar el tiempo que llegan a invertir los empleados en la introducción de los datos y almacenamiento de los documentos en los sistemas de IT.

Antes de quería que se ejecutase de manera eficiente los procesos, ahora se puede hacer posibles.

Gracias a este paradigma nuevo, ha aparecido una materia prima nueva en esta economía digital, los datos. Debemos ser conscientes de que las empresas cada vez almacenan y gestionan una mayor cantidad de datos, los cuáles están creciendo exponencialmente, incluso está previsto que para 2035 el crecimiento se llegue a multiplicar por 50.

Por lo tanto, los datos en la actualidad son un recurso en la empresa más y tiene que explotarse, gestionarse y almacenarse de forma correcta.

Por todo ello, el aumento de demanda de la sociedad por contar con mejor información, datos claros para tomar decisiones y la trazabilidad de los flujos de trabajo, lo que hacen es dinamizar la transformación, tanto de las actividades manuales como físicas, así como la digitalización o gestión de la documentación de manera inteligente y que se integre en los procesos y procedimientos de carácter empresarial.

¿Qué es un software de gestión documental?

El software de gestión de documentos no es sino una solución de tipo digital que se dedica al almacenamiento, seguimiento y archivo de documentos, el cual se implementa de manera local o que también puede ser desde la nube.

Hablamos de un grupo de normas, tecnologías y de técnicas que hacen posible que la empresa administre el flujo de documentos durante el ciclo de vida del mismo, tanto por técnicas manuales como en aplicación de tecnología que permitan el lograr unas cotas altas de rendimiento, funcionalidad y una gran eficiencia.

El caso es que cualquier persona que sea parte del equipo pueda tener acceso a la documentación, edición y compartirla mediante el gestor de documento.

Lo mejor es aprovechar todos estos adelantos que nos proporciona la tecnología, pues se notan y de qué forma en el día a día de las empresas. Eso sí, hay que tener en cuenta que no todas las empresas son iguales ni tienen un software con la misma potencia, por lo que conviene tener todo esto en cuenta.

Así que ya sabéis, escoged unos dos o tres softwares y optad por el que mejor responda a vuestras necesidades, teniendo siempre en cuenta las opiniones de gente que conozcáis o de internet, pues pueden ayudar a saber cuáles son los puntos más fuertes y aquellos que son más débiles.