Gracias a los avances tecnológicos a los que se ha llegado en los últimos años, el futuro es hoy y esas grandes invenciones que parecían ficción, ahora son parte de nuestro día a día permitiéndonos digitalizar (y optimizar) casi todas nuestras funciones.
Así, estamos viviendo en las empresas del mañana, en donde casi todo nuestro ambiente laboral ha migrado al mundo digital. Los archivadores se han transformado en “la nube”, las ERP son parte de la plantilla de la mayoría de las empresas y los equipos se comunican a través de redes sociales con cientos de funcionalidades. Incluso, y los que nos compete en este artículo, se puede gestionar todas las tareas de una empresa desde la comodidad y practicidad de nuestro móvil con un par de clics desde donde sea que nos encontremos.
Gracias a esto, podemos convertir nuestro smartphone en un pequeño espacio de trabajo cada vez que lo necesitemos, con la ayuda de algunos programas y apps especializados en la gestión administrativa y el control de tareas y equipos de trabajo. Y es que los móviles inteligentes han evolucionado tanto que han llegado a reemplazar cientos de otros dispositivos, ahora incluidos todos en él, como por ejemplo cámaras, escáneres y hasta al mismo ordenador, permitiéndonos hacer las mismas tareas, pero en un dispositivo más práctico de llevar con nosotros.
Y es que ese pequeño dispositivo que viaja en nuestro bolsillo a donde sea que vayamos es como una pequeña caja de herramientas que nos sirve ante cualquier situación, facilitando nuestra vida diaria y optimizando nuestras actividades.
¿Realmente se puede gestionar una empresa desde un dispositivo móvil?
No solo es posible, sino que ya son muchos los empresarios que lo están aplicando a sus empresas, sin importar el tamaño de la misma o la industria en la que se desenvuelve.
Se trata de hacerte con los programas y aplicaciones que te permiten gestionar tu empresa desde donde estés, en tiempo real y con datos reales. Así, con solo un par de clics puedes saber, por ejemplo, el curso de tu empresa, de tus proyectos, reuniones, conversaciones, tareas pendientes, chats que genera tu actividad, y mucho más. Desde tu teléfono móvil puedes autogestionar tu agenda, reuniones y saber en cada momento dónde está un archivo o cómo va el desarrollo de un proyecto. Así de sencillo.
Ventajas de la movilidad
A todo este fenómeno se le llama “movilidad” y tiene gran cantidad de ventajas a explorar. Profiture, software de gestión para empresas, nos comenta cuales son:
- Gestión de la empresa
Entre las funciones que nos permite la gestión empresarial a través de dispositivos móviles está la de recibir la información directamente en cualquier momento, lugar o dispositivo, lo que nos permite evaluar la realidad de nuestra empresa en cualquier momento y lugar y tomar las decisiones adecuadas para cada caso con solo un clic. Además que esto permite más inmediatez en la toma de decisiones y gestión de problemas.
- Aumento de la productividad
Al poder contar con la función de la movilidad, podemos convertir cualquier tarea en un trámite ordinario, por lo que tu equipo de trabajo podrá realizar sus tareas de forma más fácil y rápida, aumentando así su productividad y eficiencia. Además, podrán transmitir información de forma más rápida para el conocimiento de todo el equipo y su análisis. Incluso, también se puede decir que la gestión de empresas por medio de dispositivos móviles ayuda a reducir problemas administrativos, de producción y garantizar operaciones más productivas.
- Capacidad de respuesta
No solo nos permite ser más rápidos a la hora de reaccionar ante cualquier situación dentro de nuestro ambiente laboral, sino que también nos permite a nosotros y nuestro equipo atender las necesidades de nuestros clientes con gran inmediatez.
- Beneficios comunicativos
Ya sabemos que no hay vía más rápida de comunicación hoy en día que nuestros móviles, por lo tanto, cuando los utilizamos para comunicarnos con nuestro equipo, en especial si empleamos aplicaciones o softwares diseñados especialmente para potenciar las comunicaciones empresariales, estamos logrando mayor inmediatez en la transmisión de información entre departamentos.
Esto, a su vez, se verá reflejado de forma externa, ya que podremos enviar documentos o mensajes a nuestro clientes y colaboradores con más rapidez que nunca. Incluso, estas aplicaciones te permiten firmar albaranes o generar facturas; todo desde la comodidad de tu smartphone.
¿Y cómo gestiono el negocio desde mi teléfono móvil?
Para lograr incluir todas estas ventajas en la realidad de tu empresa debes hacerte con las herramientas necesarias: las aplicaciones de gestión de negocios.
Estas tienen como principal objetivo facilitar el trabajo en movilidad gracias a variedad de funciones que les permiten a los empleados realizar todas sus labores desde su smartphone.
Así, las aplicaciones en materia varían en funciones y beneficios, pero por lo general ofrecen:
- Cuadro de Mando: este nos permite controlar los diferentes indicadores de rendimiento de nuestra empresa, con un sistema de alertas y notificaciones integrado para mantenernos al día con lo más importante.
- Gestión de clientes y contactos: para que puedas crear y administrar tus clientes o contactos en línea.
- Gestión de artículos: podrás gestionar tu almacén desde el teléfono móvil, permitiéndote dar de alta nuevos productos/servicios, consultar tu stock o descargar un listado de tu inventario disponible, entre muchas otras funciones útiles.
- Ventas: te permite administrar las ventas de tu empresa al poder crear cualquier documento de ventas online desde la app, firmar albaranes de forma digital o enviar tus documentos por e-mail o a través de WhatsApp.
- Control Horario: podrás acceder a programas de control de horarios tanto para los empleados dentro de la oficina como para aquellos con trabajo remoto.
- Módulo SAT: este Servicio Técnico te permite registrar incidencias o avisos, crear órdenes de trabajo y asignárselas a un técnico o subir fotos/vídeos de cualquier incidencia.
Asimismo, hay ciertas claves que nos permiten hacer una gestión eficiente a través de estas apps y que nuestros amigos de Profiture nos explican a continuación:
- Elegir una app que nos permita la gestión integral de nuestro negocio. Para hacer una gestión empresarial digital efectiva, la elección de la app que vamos a usar es muy importante. Lo principal es que esta sea la adecuada para nuestro tipo de negocio y nuestras necesidades, y que por supuesto nos permita gestionar todas las funciones de nuestro día a día a través de la misma. No obstante, aún no se han desarrollado apps que comprendan toda la realidad de una empresa, por lo que hay que intentar que las que encontremos en el mercado se ajusten lo más posible a nuestras circunstancias, intentando abarcar el mayor número de áreas de trabajo posible.
- Debemos apostar por la movilidad y la accesibilidad. Estas serán las dos características más importantes a las que debemos aspirar. Por ejemplo, cuidando de que podamos desarrollar todas nuestras actividades tanto online, como offline, y es que muchos programas y aplicaciones aún no te permiten gestionar tus funciones sin una conexión a Internet, lo cual te limita, por ejemplo cuando te encuentras en áreas sin buena cobertura o no cuentas con un plan de datos en tu smartphone.
- Busca velocidad e intuitividad. Debes buscar una aplicación que te permite realizar todos tus procesos con fluidez: rápido acceso, descarga rápida, etc., y que te permita manejarla de forma fácil y que sea sencillo de comprender por todo tu equipo.
Gestión de empresas por dispositivo móvil vs. Por ordenador
Si es verdad que desde hace mucho que ya hemos estado implantando programas para la gestión de nuestra empresa, por ejemplo, desde los ordenadores, y es en ellos en quienes pensamos cuando hablamos de este tipo de gestión. No obstante, el auge de los teléfonos inteligentes y el mundo de las “apps” nos hace replantarnos cual dispositivo es el ideal a la hora de administrar nuestro negocio.
Por ejemplo, hay que pensar que los móviles nos permiten realizar las mismas funciones que los programas por ordenador pero desde cualquier lugar y momento, sin la necesidad de tener que acceder a un ordenador, contando que es más fácil llevar un smartphone en nuestro bolsillo que una portátil..
No obstante, que los smartphones nos permitan realizar las mismas tareas que los ordenadores, pero de forma más práctica, no quiere decir que los ordenadores hayan quedado en el pasado. Lo que quiere decir es que sacaremos más provecho de los programas de gestión digital si combinamos ambos dispositivos. Desde el trabajo o nuestra oficina en casa siempre será mucho más cómodo acceder a nuestro ambiente laboral online por medio de nuestro ordenador, mientras que el móvil puede ser nuestro aliado si nos encontramos en la calle, de viaje o nuestro trabajo implica constantes traslados.
Por ejemplo, si tenemos que realizar labores de contabilidad donde tenemos que comprar documentos y crear entradas en nuestro libro de activos y pasivos, lo mejor es hacerlo en el ordenador, que nos permite mayor espacio y comodidad para la tarea. Mientras que, por su parte, los móviles son muy útiles si tenemos que contestar un correo importante mientras vamos de camino a casa o para que algún cliente firme un albarán de forma digital.
