El gobierno ha extendido hasta el 2027 el plazo para que todas las empresas y autónomos empleen la factura electrónica para facturar. A partir de ese momento, su uso será obligatorio.
Aunque el ejecutivo amplía el plazo para extender la factura electrónica a todo el tejido productivo, en realidad, ya se está utilizando. Desde el 2015, las empresas privadas que trabajan para las administraciones públicas llevan emitiendo facturas en formato digital, que se han ido adaptando progresivamente a las exigencias de Hacienda. Nos referimos a contratas y subcontratas que acceden a trabajos para el Estado o las administraciones mediante la modalidad de concurso.
Las empresas que facturan más de 80 millones de euros al año en concepto B2B (servicios para otras empresas) emplean la factura electrónica de manera obligatoria desde el 2025.
El problema para asentar este modelo de facturación lo está encontrando el gobierno en las pequeñas empresas y los autónomos. Donde parece haber una cierta resistencia a implementar este sistema digital.
En el artículo profundizaremos sobre qué es la factura electrónica. Pero en primer lugar hay que aclarar que no es un PDF, ni escanear una factura impresa para guardarla en el ordenador o enviarla por correo electrónico. Esta factura se edita en programas autorizados por la agencia tributaria, que ofrecen unas garantías de autenticidad y trazabilidad suficientes como para combatir el fraude.
A pesar de la generalización de la factura electrónica, esta convivirá con la factura impresa en el comercio minorista, teniendo la misma validez legal. Es decir, el consumidor podrá ir a una tienda para comprar un artículo de consumo y exigir una factura. Esta factura no tendrá por qué ser electrónica. Sí lo será en el caso de proveer a otras empresas o de vender productos o servicios a las administraciones públicas.
La factura electrónica.
La página web Facturae, editada por el gobierno, explica que la factura electrónica es una factura que se emite y se recibe en formato electrónico y que está condicionada a la aceptación de destinatario para su validez.
Al igual que ocurre con las facturas tradicionales, la factura electrónica debe incluir los datos fiscales completos del emisor y del receptor, como el nombre o razón social, la dirección y el NIF. Para que tenga validez legal, además, es necesario que el destinatario acepte este sistema de facturación, ya que implica un cambio en la forma de recibir y gestionar los documentos contables.
Para que una factura electrónica sea considerada válida, debe cumplir tres principios básicos. El primero es la legibilidad, es decir, que la información pueda leerse y procesarse correctamente. Esto se logra gracias a programas informáticos que utilizan lenguajes como XML, diseñados para que los datos puedan interpretarse de forma automática por distintos sistemas. Estos formatos son compatibles con los utilizados por la administración pública y las entidades financieras.
El segundo requisito es la autenticidad, que garantiza la identidad del emisor de la factura. Para ello se emplea la firma digital u otros sistemas de identificación informática reconocidos por la Agencia Tributaria. De este modo, se asegura que la factura ha sido emitida realmente por quien dice hacerlo.
Por último, está la integridad del contenido, que certifica que los datos no han sido alterados desde su emisión. Los programas de facturación registran cualquier modificación, lo que aporta seguridad y trazabilidad al documento.
A diferencia de otros archivos digitales, como los PDF o las facturas escaneadas, la factura electrónica tiene un formato estructurado y se genera automáticamente. Esto permite que los datos se integren de forma directa en los sistemas contables, actualizando la información fiscal de la empresa sin necesidad de introducirla manualmente. Gracias a ello, se reducen errores, se ahorra tiempo y se simplifican los procesos de gestión.
Las características.
Hemos mencionado algunas de ellas, como la legibilidad y la autenticidad, pero hay más. La factura electrónica reúne una serie de características que la hacen diferente a otros modelos de facturas. Son estas:
- Formato. La factura electrónica se genera en un lenguaje estructurado como XML, lo que permite que el documento sea leído y procesado por sistemas informáticos y que quede constancia de cualquier modificación realizada. En cambio, una factura digital en PDF o Word es un simple archivo visual, sin capacidad de registro de cambios.
- Firma digital. Para que una factura electrónica sea válida debe incorporar una firma electrónica que identifique de forma inequívoca al emisor y garantice el origen del documento. Las facturas digitales habituales no incluyen este sistema, por lo que no ofrecen el mismo nivel de seguridad.
- Trazabilidad. La factura electrónica permite un seguimiento completo de su ciclo de vida: emisión, envío, recepción y posibles validaciones por parte de la administración. Las facturas tradicionales no cuentan con mecanismos que faciliten este control ni dejan un rastro verificable.
- Cumple con la ley. La factura electrónica está diseñada para adaptarse a la normativa vigente en materia fiscal, antifraude y de protección de datos. Las facturas digitales, aunque se usan de forma habitual, no garantizan por sí mismas el cumplimiento de la ley.
- Automatización. Uno de los grandes beneficios de la factura electrónica es que se integra directamente en los programas de gestión y contabilidad, así como en los sistemas de la Agencia Tributaria. Las facturas digitales requieren intervención manual, lo que impide una gestión automatizada.
- Legalidad. La factura electrónica tiene plena validez legal gracias a la firma electrónica y a sus sistemas de control. La factura digitalizada (un PDF), por el contrario, se utiliza por comodidad, pero no tiene validez jurídica propia si no va acompañada de otros mecanismos de verificación.
La integración.
Una de las características más interesantes, y a la que no solemos prestarle la importancia que se merece, es que la factura electrónica permite la integración con otros software de gestión de la empresa.
Así nos lo indican los desarrolladores informáticos de Suiteloop, una empresa de programación que se dedica a diseñar y comercializar software de gestión para empresas y que ha creado Erploop, un programa de facturación electrónica, que utiliza un modelo de factura electrónica admitido por la agencia tributaria y actualiza con la información registrada otros archivos digitales como el control de inventario, el flujo de caja y el programa de contabilidad.
Esto lo podemos apreciar en esta herramienta y otras similares que operan en el mercado. Al emitir la factura con un software de lenguaje XML, la información registrada en ella se puede traspasar de manera automática a otros programas y aplicaciones compatibles.
De esta manera, la factura electrónica no se ve como una traba burocrática que incomoda a las empresas, sino como un instrumento digital que automatiza una gran cantidad de tareas administrativas, ahorrando tiempo y esfuerzo.
Parémonos a pensar cómo se realizaría este trabajo de manera manual, cosa que aún se continúa haciendo en muchas pymes. Los productos vendidos en la factura habría que descontarlos del stock de almacén, la cuantía de la operación habría que registrarla en el libro de contabilidad y al mismo tiempo anotarla en la hoja de control de caja.
Estas y otras tareas más se automatizan con los datos escritos en la factura. La factura electrónica, al aportar trazabilidad, permite a su vez detectar los errores y subsanarlos con rapidez. No solo en la factura, también en las otras herramientas con las que está integrada.
Verifactu.
Señala la Agencia Tributaria que Verifactu es el instrumento informático que va a asentar la factura electrónica. Verifactu es el sistema al que se debe acoger todos los software de facturación electrónica.
Los programas de facturación pueden hacer llegar a Hacienda las facturas emitidas de dos maneras: De forma inmediata o de forma diferida.
De forma inmediata, el propio programa envía una copia o acceso a la factura a la agencia tributaria, al mismo tiempo que lo hace al cliente. La agencia tributaria deberá validar el documento, igual que el cliente aceptar la factura. Las dos condiciones básicas para que la factura sea legal.
El envío inmediato de la factura no implica que no se pueda modificar. El programa de facturación lleva un registro de todas las modificaciones que se hayan efectuado (quien las ha hecho, hora, lugar, etc.) Cambios de los que está informada la Agencia Tributaria.
El envío de facturas de manera diferida se realiza cuando la agencia tributaria lo exija. Como por ejemplo en la liquidación trimestral del IVA o si el personal de Hacienda necesita aclarar cualquier situación. Aunque las facturas no se emitan al momento, el software de facturación recoge un historial de cambios al que tiene acceso la Agencia Tributaria. Estas facturas enviadas de manera diferida también requieren validación. De modo, que si una factura no es validada por Hacienda, se puede considerar nula, aunque se haya emitido hace días e, incluso, cobrado.
Para las empresas, Verifactu lo que implica es que tendrán que utilizar un software de facturación homologado por Hacienda.
La factura electrónica es uno de los cambios más importantes que van a vivir las pymes y autónomos en los próximos meses. No es aconsejable esperar al último momento para adaptarse a él.
